|
FÖRE MÖTET:
· Var på plats en halv timme före mötet startar och
se till att Kronhusets portfölj är framme. Ställ fram lilla klockan på
presidentens plats.
· Ta fram närvarolista och mötesrapportbladet ur
portföljen och placera er vid ett bord utanför möteslokalen. Om ni inte
hittar en lista, skriv upp namnen på deltagarna på ett vanligt papper.
· Ta emot medlemmar och gäster så att de känner sig
varmt och hjärtligt välkomna.
· Ta emot betalning som sedan redovisas till
personalen. Skattmästaren betalar för föredragshållaren, så
föredragshållaren skall inte betala själv.
· Anteckna medlemmar på närvarolistan.
· Utländska Rotarianer får gästkort skickat till sin
hemklubb via e-post. Rotarianer från Sverige närvaroregistreras av vår
klubb direkt i Rotarys närvarorapportering. Om de särskilt begär kan de
också få gästkort per e-post. Det finns även gästkort att signera i
portföljen, om gästen vill ha med sig ett sådant.
· Anteckna dagens gäster, föredragshållare och
gästvärdar på mötesrapportbladet.
· Välkomna dagens föredragshållare. Kontrollera om
den utrustning som föredragshållaren behöver finns på plats. Hjälp till med
dator och dataprojektor om det behövs. Presentera föredragshållaren för
presidenten.
· Fyll i resten av uppgifterna på
mötesrapportbladet, summera antalet deltagare och gäster samt överlämna det
till presidenten c:a kl 17.15 tillsammans med ev medlemmars gästkort från
andra klubbar.
· Redovisa dagens kassa till personalen. Kontrollera
mot antalet medlemmar och gäster i lokalen.
EFTER MÖTET:
· Samla in överblivet material, lägg tillbaka
materialet i Kronhusets portfölj.
· Se till att den lilla klockan kommer ner i
portföljen. Ställ tillbaka portföljen.
· Stäm av med personalen så att vi inte lämnar några
oklarheter efter mötet.
|
